Zarządzenie czasem jest bardzo ważne w procesie samorozwoju, gdyż pozwala na lepszą organizację pracy, zwiększa jej efektywność i wydajność. Kiedy dodasz do tego regularność działania, możesz być pewna, że z powodzeniem osiągniesz swoje cele. Pamiętaj jedynie, że musisz wyznaczyć swoje priorytety na dany okres, nikt nie jest w stanie pracować jednocześnie nad każdym założonym polem działania. Jak więc możesz ujarzmić swój czas?
Stwórz harmonogram pracy
Kiedy wyznaczysz swoje cele, określisz plan działania, który pozwoli ci je osiągnąć, musisz rozbić tę strategię na mniejsze zadania. Pomoże ci to w osiąganiu dziennych, mniejszych celów, które z czasem przekształcą się w duży sukces.
Kiedy wiesz już, co powinnaś zrobić, musisz dla tych zadań stworzyć konkretny harmonogram. W efektywnym zarządzaniu czasem chodzi o to, aby trzymać się ustaleń, być zdyscyplinowaną i wydajną. Dzięki harmonogramom dziennym, tygodniowym i miesięcznym nie zmarnujesz czasu na prokrastynację, gdyż będziesz dokładnie wiedziała, jakie zadania na ciebie czekają. A na dodatek żaden obowiązek nie umknie ci z pamięci.
Harmonogram możesz stworzyć na kartce albo wykorzystać kalendarz lub notatnik z listą zadań w telefonie. Najwygodniejszą opcją dla planowania dziennego będzie lista w telefonie, samo odhaczanie i znikanie kolejnych zadań sprawi, że poczujesz dopływy dopaminy i większą motywację do dalszej pracy!
Ze stworzonej listy wybierz 60% tej pracy, która musi być danego dnia wykonania. Pozostały czas jest przeznaczony na niespodziewane problemy.
Technika na efektywną pracę
Istnieje wiele technik efektywnej nauki, z którymi możesz łatwo zapoznać się dzięki Internetowi. Ale część z nich można przenieść na twoją pracę. Dobrym pomysłem będzie wykorzystanie techniki Potato. Na czym ona polega? Tworzysz bloki swojej pracy – przez 25 minut intensywnie pracujesz, a następnie robisz 5 minut przerwy. Po czterech takich partiach następuje godzinny czas wolny.
Odpowiedniej długości przerwy pozwalają na zwiększenie wydajności i kreatywności. Praca umysłowa bardzo szybko męczy psychicznie, dlatego tak ważna jest regeneracja i ciągłe szukanie motywacji i entuzjazmu dla swoich obowiązków. Inaczej grozi ci wypalenie.
Ważne jest też wyznaczanie konkretnej ilości czasu na poszczególne zadania. Musi to być realna wartość, podczas której jesteś w stanie wykonać daną rzecz. Mamy skłonność do odkładania zadań na ostatnią chwilę, aż poczujemy presję czasu. Nałóż ją sama sobie, a zaoszczędzony dzięki temu czas poświęć dla bliskich lub własnych pasji. Jeśli w danym czasie nie wykonasz zadania, przejdź do następnego. Perspektywa tego, że wciąż coś „wisi” w kalendarzu będzie efektywnym motywatorem.
Zapisuj swój czas pracy
Taki zapis możesz wykonywać na kartce albo w specjalnym programie. Jest to szczególnie ważne dla freelancera. Aby dobrze zarządzać swoim czasem, musisz wiedzieć na co go rzeczywiście przeznaczasz. Być może okaże się, że na efektywną pracę poświęcasz jedynie kilka godzin dziennie (3-4), a nie cały dzień, mimo że spędziłaś go przy biurku. Od czasu pracy odlicz posiłki, przeglądanie mediów społecznościowych, wyjścia do innych pomieszczeń itd. Są to małe rzeczy, ale które składają się na większy obraz.
Zadania pilne a ważne
Nie każe zadanie jest ważne. Zastanów się, które obowiązki rzeczywiście doprowadzają cię do celów, a które są istotne do wykonania jedynie tego dnia, ale nie przyniosą większych korzyści. Najwięcej czasu poświęcaj na ważne zadania, pilne wykonuj na końcu i zdecyduj, które zadania są zupełnie nieistotne. Przykład?
Jeśli jesteś studentką na początku semestru, która rozpoczęła gdzieś praktyki, aby zdobyć wiedzę i doświadczenie zawodowe, to twoim najważniejszym zadaniem będzie właśnie ta praca. Przyniesie ci ona długoterminowe korzyści. Zadania na studia są pilne, ale niekoniecznie musisz znaleźć na nie czas – nie z każdej rzeczy będziesz skrupulatnie rozliczona, zastanów się, czego naprawdę nie możesz odpuścić. Do zadań nieważnych można zaliczyć wytarcie kurzy w pokoju – sprzątanie zawsze można wykonać w innym terminie.
Pamiętaj o elastyczności w działaniu
Twoje plany w większości będą stałe. Ale w zarządzaniu czasem nie chodzi o bezmyślnie trzymanie się rubryczek, najważniejszy jest uzyskany czas i możliwości, które ci on daje. Jeśli dzięki wykonanej pracy stają na twojej drodze nowe szanse, chwytaj je i pod nie modyfikuj swój plan.
Jeśli połączysz to z dobrymi nawykami i rutyną, okaże się, że takie zmiany nie są prawie wcale trudne i nie przynoszą dodatkowego stresu.
Analizuj, które rytuały natomiast ci nie służą – może poświęcasz wiele czasu na przeglądanie social mediów, przedłużasz swoje obiady, nie jesteś aktywna fizycznie itd.? To wszystko zmniejsza twój poziom energii i dzienną wydajność.
Zapomnij o perfekcjonizmie
Wiele kobiet chce być niezastąpionymi w swojej pracy. Ale takie podejście jedynie kradnie czas i sprawia, że twój samorozwój staje w miejscu. W procesie dążenia do efektywnego zarządzania czasem trzeba sobie uświadomić, że perfekcjonizm jest ślepym zaułkiem. Możesz poświęcić długie godziny, aby dopieścić swój projekt, a początkowy efekt już byłby wystarczający dla twojego klienta. A więc jaki jest w tym cel? Przechodź do dalszych zadań, ucz się, zdobywaj doświadczenie przy nowych obowiązkach.
Deleguj innym zadania, które nie leżą w twoich kompetencjach, są rutynowe albo mniej ważne. Skupiaj się jedynie na najistotniejszych dla siebie zadaniach. Współpraca jest kluczem do sukcesu.
Bądź asertywna i nie zgadzaj się na sprawy, które zabiorą ci cenny czas, a nie przyniosą żadnych wymiernych korzyści. Sama wiesz najlepiej, co jest dla ciebie dobre, nie pozwól, by ktoś ci narzucał niechciane rzeczy.
Testuj systemy technologiczne
Według badań Polacy spędzają najwięcej czasu w pracy, a są najmniej efektywni, dlatego aby to zmienić tworzone są specjalne systemy do efektywnego zarządzania czasem i pracą. Jednym z nich jest TeamAllocator, który pozwala na zaplanowanie pracy zespołu pracowników w projektach na poszczególne dni kalendarzowe. Ale jest tego o wiele więcej, poszukaj i przetestuj, co najlepiej sprawdzi się u ciebie.
Zarządzanie czasem jest szczególnie ważne w obecnych czasach, gdyż każdy jest obciążony mnogością zadań, a istnieje wiele rozpraszaczy, które utrudniają ich wykonanie. Jeśli chcesz, aby twój samorozwój rzeczywiście się ziszczał, zacznij powoli wprowadzać kolejne techniki i zobacz, ile się zmieni w twoim życiu w ciągu roku!
Źródła:
Jak skutecznie zarządzać czasem? 12 praktycznych porad!, www.wsb-nlu.edu.pl, [dostęp: 03.01.2025].
Jak zarządzać czasem?, www.jaksieuczyc.pl, [dostęp: 03.01.2025].
Zarządzanie czasem – jak robić to skutecznie?, www.poradnikprzedsiebiorcy.pl, [dostęp: 03.01.2025].
Kukwa M., Systemy wspomagające zarządzanie czasem, „Studia Ekonomiczne. Zeszyty Naukowe” 2016, 308, s. 95-106.
